Co składa się na koszt organizacji eventu firmowego w Warszawie?

Data wpisu: 18.09.2020

Nie jest żadną tajemnicą, że organizacja eventów kosztuje. Z tego też powodu wiele firm, zwłaszcza mniejszych, rezygnuje z tej formy promowania swoich biznesów, z góry uznając, że ich na to nie stać. Nie zawsze takie asekuranctwo popłaca – warto podkreślić, że dobry event firmowy w Warszawie czy jakimkolwiek innym mieście można zorganizować przy utrzymaniu relatywnie niskiego budżetu. Co właściwie składa się na koszty takiej imprezy? Które elementy organizacji okazują się być najdroższe? Podpowiedzi znajdziesz w naszym poradniku.

Wynajęcie obiektu

To zdecydowanie największa pozycja w kosztorysie imprezy. Koszty wynajęcia obiektu na event firmowy w Warszawie potrafią być absurdalnie wysokie. Dlatego zawsze to właśnie tutaj warto poszukać ewentualnych oszczędności. Nie musi to być przecież obiekt z najwyższej półki, luksusowy hotel etc. Z doświadczenia wiemy, że od klasy obiektu często ważniejsza jest jego funkcjonalność i dopasowanie do charakteru imprezy oraz liczby uczestników.

Wynagrodzenie agencji eventowej

Oczywiście będzie ono stanowić koszt jedynie w sytuacji, gdy zdecydujesz się wynająć agencję (najlepiej agencje eventową z siedzibą w Warszawie, która zna dokładnie realia tego miasta). Czy warto? Zdecydowanie tak. Początkowo może Ci się wydawać, że sam wszystko „ogarniesz”, ale uwierz, że to tylko złudzenie. Praktyka pokazuje, że chcąc ograniczyć wydatki związane z organizacją eventu firmowego w Warszawie, zawsze warto skorzystać z pomocy doświadczonej agencji, która przede wszystkim chroni klienta przed niepotrzebnymi kosztami.

Catering

Koszt cateringu jest uzależniony od planowanej liczby uczestników imprezy oraz rodzaju posiłków. Wiadomo, że najtańsza będzie opcja przekąskowa, czyli tzw. finger food, która jednak nie sprawdzi się podczas prestiżowego eventu – jak gala czy event otwarcia z wieczorną zabawą. W każdym razie wydatki na obsługę cateringową będą stanowić dość istotną pozycję w budżecie.

Obsługa audiowizualna

To ona w dużej mierze decyduje o tym, czy event zostanie pozytywnie odebrany przez uczestników. Problemy z dźwiękiem, złe oświetlenie, różnego rodzaju awarie – takie drobnostki potrafią „położyć” każdą imprezę. Chcąc ich uniknąć musimy zainwestować w profesjonalną obsługę audiowizualną, co oczywiście także generuje koszty. Jednak tutaj nie radzimy szukać przesadnych oszczędności.

Autor wpisu: Soluma Event, Sara Błaszczyk

Wszystkie działy