Road show – event specjalnej kategorii

Data wpisu: 02.04.2021

Road shows są bardzo popularnym rodzajem eventów o charakterze mocno marketingowym. Jak sama nazwa wskazuje, mówimy tutaj o imprezach objazdowych, które najczęściej odwiedzają kilka czy kilkanaście miast na przestrzeni kilku tygodni. Są to ogromne przedsięwzięcia, które wymagają drobiazgowego zaplanowania oraz przygotowania sporego budżetu. Jeśli od dawna chodzi Ci po głowie pomysł zorganizowania firmowego road show, to z naszego poradnika dowiesz się, jak się za to zabrać.

Zacznij od wynajęcia profesjonalistów

I podkreślamy tutaj słowo „profesjonalistów”. Organizacja road show może przerosnąć nawet doświadczonego event managera, dlatego najlepiej będzie tutaj sięgnąć po pomoc agencji, która ma już na swoim koncie tego typu imprezy i może dzięki temu zagwarantować określony poziom obsługi. Na pewno nie powinieneś natomiast zabierać się za to na własną rękę, ponieważ mówimy tutaj o evencie naprawdę dużego kalibru, którego organizacja jest bardzo czasochłonna i stresująca.

Trasa przejazdu

Nieodłączanym elementem organizacji road show jest ustalenie trasy przejazdu. Jej wybór musi być uzależniony od zasięgu marki. Jeśli mówimy tutaj o biznesie ogólnopolskim, to spokojnie można rozplanować przejazd w taki sposób, aby pojawić się w każdym regionie kraju – o ile oczywiście pozwala na to budżet.

Rada

Road show może mieć jednak znacznie mniejszy rozmach i zostać ograniczone tylko do danego województwa czy powiatu.

Doskonała logistyka

Road show jest przedsięwzięciem, którego skala może przerazić niejednego zawodowego logistyka. Tutaj wszystko musi zagrać idealnie, bo przecież zawsze mamy do czynienia z dość napiętym harmonogramem. Żadna firma nie może sobie pozwolić, by rozwlekać road show na np. kilka miesięcy. Z reguły jest tak, że cykl imprez zamyka się w przeciągu 1-2 tygodni, maksymalnie miesiąca. Dlatego perfekcyjna organizacja i szczegółowo opracowany scenariusz są absolutną podstawą.

Pozwolenia i inne formalności

Organizując road show nie możemy zapominać, że każdego dnia będziemy w innej miejscowości. To oznacza konieczność uzgodnienia swoich planów z wieloma władzami samorządowymi czy dostawcami mediów – szczególnie Internetu oraz energii elektrycznej. Zanim ruszymy w trasę, musimy mieć w garści zawarte umowy oraz oświadczenia.

Zorganizowanie tak ogromnego przedsięwzięcia, jak road show, bez wątpienia jest bardzo trudne i często stanowi ukoronowanie kariery event managera. Pamiętaj, że ma to sens wyłącznie wtedy, gdy dysponujesz odpowiednio wysokim budżetem pozwalającym sfinansować niezbędne elementy wydarzenia. Korzyści ze zrealizowania tego pomysłu mogą być natomiast niebagatelne, na czele ze znaczącym zwiększeniem rozpoznawalności marki.

Autor wpisu: Soluma Event, Sara Błaszczyk

Wszystkie działy